Zakelijke reizen van werknemers met eigen vervoer vergoeden
Geplaatst op: 22-02-2022, 16:49:02
Onderzoek laat zien dat veel werknemers ook na de coronacrisis willen blijven thuiswerken. Dat maakt het er beschikking stellen van een auto van de zaak minder noodzakelijk. In plaats daarvan kan een organisatie een vergoeding per kilometer geven voor zakelijke reizen die werknemers maken met een eigen vervoermiddel (zoals een eigen auto, fiets, motor of te voet). Wat zijn de fiscale mogelijkheden?
Onder voorwaarden kan een werkgever een onbelaste vergoeding geven voor de zakelijke reiskosten van werknemers. Soms speelt niet alleen de zakelijkheid van de door werknemers gereisde kilometers een rol, maar ook de zakelijkheid van het gebruik van het eigen vervoermiddel.
Gebruikt de werknemer een eigen vervoermiddel voor het werk, terwijl de werkgever hem voor de betreffende zakelijke reis een vervoermiddel ter beschikking stelt? Dan zijn de met die eigen auto afgelegde zakelijke kilometers alleen onbelast te vergoeden als de werknemer zijn eigen auto wegens een zakelijke achtergrond gebruikt, bijvoorbeeld omdat de auto van de zaak ter reparatie bij de garage staat.
Als een werknemer om privéredenen zijn eigen auto gebruikt, kan een werkgever die zakelijke kilometers alleen onbelast vergoeden als hij de vergoeding ten laste van de vrije ruimte brengt. Als de vrije ruimte niet wordt overschreden, is de vergoeding ook voor hem onbelast.
Vaste reiskostenvergoeding
Een organisatie kan ervoor kiezen om werknemers een vast bedrag per kilometer te vergoeden. Daarbij geldt dat een organisatie werknemers maximaal € 0,19 per zakelijke kilometer onbelast aan reiskostenvergoeding mag geven.
De Belastingdienst verwacht dan dat de werkgever de betreffende vergoeding als eindheffingsloon aanwijst. Vanwege de gerichte vrijstelling die dan geldt, gaat dit eindheffingsloon echter niet ten koste van de vrije ruimte.
Als werknemers naar een vaste werkplek reizen, kan een werkgever hun onder voorwaarden ook een vaste onbelaste reiskostenvergoeding geven.
Een werknemer kan natuurlijk ook een eigen elektrische auto voor het werk gebruiken. De onbelaste € 0,19 per kilometer dient dan ook ter dekking van een eventuele (vergoeding voor) plaatsing van een laadpaal bij de werknemer thuis.
Hetzelfde geldt voor een vergoeding van de elektriciteit voor de auto en voor aanpassingen zoals een extra groep in de meterkast en een meter voor het elektriciteitsverbruik.
Periodiek gezinsbezoek geldt als zakelijk
Werknemers die (tijdelijk) verblijven in de plaats waar ze hun werkzaamheden uitvoeren, willen graag hun familie bezoeken. Een werkgever kan voor periodiek gezinsbezoek met een eigen vervoermiddel maximaal € 0,19 per kilometer onbelast vergoeden. Bij zeevarenden gaat het om de reis tussen woning of verblijfplaats aan de wal en de ligplaats van het schip.
Reiskostenvergoedingen van (in totaal) meer dan € 0,19 per zakelijke kilometer vormen voor het meerdere belast loon voor de werknemer. Het bovenmatige deel van zulke reiskostenvergoedingen kan een organisatie indien gewenst voor de werknemer onbelast maken door dit onder te brengen in de vrije ruimte.
Bij vergoeden van alle autokosten kunnen de regels voor een auto van de zaak gelden
Let verder ook op het geven van een hoge kostenvergoeding voor het gebruik van de eigen auto. Als een organisatie volgens afspraak (nagenoeg) alle kosten van een (lease)auto van de werknemer – inclusief afschrijvingskosten – vergoedt, is er volgens de Belastingdienst feitelijk sprake van een ter beschikking gestelde auto. In dat geval gelden mogelijk de regels voor een auto van de zaak.
Dit betekent dat een organisatie de bijtelling privégebruik auto moet toepassen als de werknemer de auto ook privé gebruikt. Of de werknemer al dan niet een eigen bijdrage betaalt voor het privégebruik van de auto waarvan de werkgever de kosten vergoedt, maakt voor het standpunt van de fiscus niet uit.
Private lease met een mobiliteitsbudget
Het komt ook voor dat een werknemer zelf een auto regelt via private lease en dat zijn werkgever hem dan een mobiliteitsbudget geeft waarmee hij (een deel van) de kosten dekt. Uit een onderzoek van Vereniging Zakelijke Rijders (VZR) blijkt dat zakelijke rijders nog niet echt warmlopen voor deze constructie.
In 2020 gebruikte slechts 2% van de ondervraagden een private-leaseauto voor zakelijke ritten. De VZR vindt het ‘geen positieve ontwikkeling’ dat de verantwoordelijkheid voor zakelijke mobiliteit zo verschuift van werkgever naar werknemer. Private lease is overigens een langlopende financiële verplichting voor de werknemer, die bij het BKR wordt geregistreerd.
Variabele reiskostenvergoeding
Een organisatie kan er ook voor kiezen om werknemers een variabele vergoeding per gereisde kilometer te geven. Een voorbeeld van een variabele reiskostenvergoeding aan werknemers is een vergoeding van € 0,12 voor woon-werkverkeer en € 0,30 voor overige zakelijke kilometers. Bij reiskostenvergoedingen van meer dan € 0,19 per kilometer zijn de bovenmatige vergoedingen in principe belast loon voor de werknemer of, indien gewenst, loon dat ten laste van de vrije ruimte wordt gebracht.
Salderen van reiskostenvergoedingen mag alleen met schriftelijke afspraken
Als een werkgever een variabele kilometervergoeding geeft voor zakelijke reizen waarbij werknemers een eigen vervoermiddel gebruiken, mag hij onder voorwaarden het gemiddelde nemen van die reiskostenvergoedingen. Dit is de zogeheten methode van salderen van reiskostenvergoedingen. Daarbij kijkt een organisatie of gemiddeld genomen maximaal € 0,19 per zakelijke kilometer aan de werknemer wordt vergoed, en of de vergoeding dus onbelast kan blijven.
Als voorwaarde voor het salderen van reiskostenvergoedingen geldt dat een werkgever schriftelijk moet vastleggen dat de hogere kilometervergoedingen ook dienen ter dekking van de lagere kilometervergoedingen. Deze vastlegging kan een werkgever doen in (een aanvulling op) de vergoedingsregeling van de organisatie of in de (collectieve) arbeidsovereenkomst.
De werkgever moet de variabele kilometervergoedingen in december van het lopende kalenderjaar salderen en ook dan in de loonaangifte verwerken. Treedt de werknemer gedurende het jaar uit dienst, dan moet de saldering uiterlijk in de maand erop gebeuren.
Reiskosten gerelateerde zaken
Reiskosten gerelateerde vergoedingen die een werkgever aan zijn werknemers geeft náást de onbelaste vergoeding van maximaal € 0,19 per kilometer, vormen loon. Denk hierbij aan vergoedingen voor parkeerkosten, tolgelden, afschrijvingskosten van en schade aan de eigen auto.
Een werkgever kan zo’n belaste vergoeding eventueel omzetten in onbelast loon door deze ten laste van de vrije ruimte te brengen. Als de vrije ruimte hierdoor niet wordt overschreden, blijft de vergoeding ook onbelast voor de organisatie.
Parkeergelegenheid voor eigen auto
Een ter beschikking gestelde parkeerplaats is alleen onbelast als deze onderdeel van de werkplek is. Dat is het geval als een organisatie (arbo)verantwoordelijkheid voor de parkeergelegenheid heeft, net zoals voor de werkplek van de werknemers.
Dit wil zeggen dat de werknemer de organisatie aansprakelijk kan stellen als zijn auto bijvoorbeeld door nalatigheid van de organisatie schade oploopt op de parkeerplek. Een vergoeding voor of verstrekking of terbeschikkingstelling van parkeergelegenheid voor een eigen vervoermiddel op een andere (zakelijke) locatie dan de werkplek – waar de organisatie dus geen (arbo)verantwoordelijkheid voor heeft – vormt belast loon.
Wat als een werknemer met zijn eigen auto reist voor het werk en een carkit laat inbouwen die voor zakelijk gebruik is bedoeld? Een werkgever kan hem dit alleen onbelast vergoeden als het vergoedingsbedrag voor de carkit samen met de eventuele andere reiskostenvergoeding die de organisatie aan deze werknemer geeft, in totaal niet uitkomt boven de grens waarvoor onbelaste vergoeding mogelijk is: € 0,19 × het aantal zakelijke kilometers van de werknemer.
Als een organisatie (het inbouwen van) de carkit náást een kilometervergoeding van € 0,19 vergoedt of verstrekt, is dit belast loon voor de werknemer.
Navigatiesysteem vergoeden kan alleen onbelast bij noodzakelijk gebruik
Ook navigatieapparatuur is een auto gerelateerde kostenpost. Een vergoeding voor, verstrekking of terbeschikkingstelling van navigatie is belast loon, dat een werkgever desgewenst in de vrije ruimte kan onderbrengen om de kosten voor de werknemer onbelast te houden.
Als de werknemer de navigatieapparatuur nodig heeft om zijn functie behoorlijk te kunnen uitoefenen, kan een organisatie hem de apparatuur onder voorwaarden onbelast vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen.
Administratieve verplichtingen
Een werkgever moet de reiskostenvergoedingen die hij aan werknemers betaalt voor het gebruik van hun eigen vervoermiddel altijd bij de loonadministratie bewaren. Bovendien moet een organisatie per werknemer per tijdvak bijhouden hoeveel kilometers precies zijn vergoed.
Ook moeten de gegevens worden bewaard van eventuele reiskostenvergoedingen bij incidentele reizen waarbij de werknemer een eigen vervoermiddel heeft gebruikt, alleen hoeft dat niet per se bij de loonadministratie. Het is verder verstandig om altijd de afgelegde route en het bezochte adres van een vergoede reis vast te leggen.
Als er reiskostenvergoedingen aan werknemers worden uitbetaald via de financiële administratie in plaats van via de loonadministratie, moeten deze ook in de loonaangifte terechtkomen. Hiervoor is goede communicatie tussen de diverse afdelingen erg belangrijk.
Bron: www.rendement.nl van 11 februari 2022